Como o sistema funciona, em infográficos
Um mês no escritório da Naira, com o Tuiu trabalhando junto
O Tuiu atende as empresas pelo WhatsApp, manda guias e cobra documentos sozinho, e deixa a equipe do escritório cuidar do que só gente sabe fazer. Acompanhe o Escritório Andrade (nomes inventados) do dia 1 ao dia 30.
O mês da Naira em uma linha
toque num dia para ir ao capítuloComo as peças se conversam
Três lados, uma conversa só. A empresa fala pelo WhatsApp, o assistente resolve o que é repetido e a equipe recebe o que precisa de gente, já organizado.
Empresa cliente
Usa o WhatsApp de sempre e um link próprio para mandar arquivos. Não instala nada.
Assistente
Atende 24 horas consultando os dados reais da empresa. Nunca inventa e nunca dá parecer.
Equipe do escritório
Trabalha num painel no navegador: empresas, guias, documentos, honorários e conversas.
A regra que amarra tudo: o Tuiu faz o ir e vir com as empresas; a contabilidade continua com o escritório.
Naira liga o Tuiu numa segunda de manhã
Uma lista de cinco passos leva o escritório do zero ao primeiro atendimento. Cada passo só fica verde quando foi feito de verdade.
Conectar o WhatsApp
Lê o QR code com o celular do número que os clientes já conhecem. Para eles, nada muda.
Configurações, ConexõesDepartamentos e equipe
Seis departamentos já vêm prontos. Naira coloca as pessoas e convida a Bia e o Caio por e-mail.
Departamentos e EquipeAjustar o assistente
O tom de voz, o horário do escritório e as respostas mais comuns.
Assistente do escritórioCadastrar as empresas
Importa a planilha de clientes de uma vez, com CNPJ, regime e WhatsApp de cada contato.
Empresas, Importar planilhaEnviar a primeira guia
Sobe um PDF, confere e envia. A partir daqui, o escritório está no ar.
Guias
Uns 15 minutos. Os passos aparecem na tela Hoje até terminar. Colaboradores não veem essa lista: a configuração é da dona da conta.
120 empresas entram de uma vez, cada uma com as pessoas certas
O que faz o assistente reconhecer quem está falando é o cadastro de contatos: quem é de qual empresa e o que cada um recebe.
Sobe a planilha
O Tuiu reconhece as colunas e mostra uma prévia antes de importar.
Cadastra os contatos
João recebe guias e honorários. Sônia, do RH, recebe só o pedido da folha.
Escolhe o canal
Privado de cada contato ou grupo da empresa. Honorário vai sempre no privado.
Define responsáveis
Bia é a fiscal da padaria: assunto fiscal da padaria cai direto com ela.
Ninguém precisa ligar pedindo extrato
O pedido sai sozinho, a empresa responde do jeito que já está acostumada e a IA dá baixa item por item. A equipe só olha o que sobrou.
Pedido automático
No dia marcado, cada empresa recebe a lista do mês anterior e o link do painel dela.
Empresa envia
Foto, PDF ou planilha, pelo WhatsApp ou pelo painel, sem precisar de login.
IA identifica
Reconhece extrato, nota emitida, nota de compra e folha, e marca o item como recebido.
Lembra o que falta
A empresa recebe só a lista do que ainda falta, até o prazo.
Mês completo
A tela Documentos do mês mostra, empresa por empresa, o que chegou.
Documentos de agosto · prazo 10/09
22h de uma quinta, Maria quer a segunda via do DAS
Toda mensagem passa pela mesma pergunta: quem está falando e o que está pedindo? A resposta decide se o assistente resolve ou se passa para a equipe.
Chegou uma mensagem
O número está nos contatos de alguma empresa?
O assistente resolve
Segunda via de guia, valor, vencimento, documentos que faltam, horário. Consulta o sistema antes de responder.
Vai para a equipe
Vira solicitação no departamento certo, ou a conversa é encaminhada. Fora do horário, ele avisa quando a equipe volta.
Nenhum dado sai
Pede o CNPJ, não passa valores nem guias e abre “Confirmar contato” para a equipe.
Alguém diz que é da clínica, mas o número não está cadastrado
CNPJ é público: qualquer pessoa acha na internet. Por isso informar o CNPJ não libera nada. Só número cadastrado recebe dados da empresa.
Número novo pede dados
“Sou da Clínica Sorriso, qual o honorário deste mês?”
Assistente não revela
Resposta igual com ou sem empresa encontrada. Ninguém descobre quem é cliente.
Equipe é avisada
Abre a solicitação “Confirmar contato da Clínica Sorriso”.
Naira confirma
Liga para a Maria, cadastra o Paulo nos contatos. Na próxima mensagem ele já é reconhecido.
A Bia arrasta 120 PDFs e vai tomar café
Do upload à guia paga, sem ligar para ninguém. A IA lê cada guia, o Tuiu envia, lembra e confere o comprovante.
Sobe os PDFs
Todas as guias do mês de uma vez, arrastando.
IA lê
CNPJ, tipo (DAS, DARF, FGTS), competência, vencimento e valor.
Revisa e envia
A Bia confere o que ficou em dúvida. Cada empresa recebe o PDF e o Pix separado.
Lembrete com botões
Antes do vencimento: “Já paguei” ou “Preciso de ajuda”.
Comprovante confere
Valor bate com a guia: fica paga sozinha.
A mensalidade do escritório se cobra sozinha
Cada empresa tem valor e dia de vencimento. A régua de cobrança manda tudo no privado de quem cuida do financeiro, com os textos do próprio escritório.
- -7
Cobrança criada
Sai com link, Pix e boleto (ou o Pix do escritório)
- -3
Lembrete
“Vence em 3 dias”
- 0
Dia do vencimento
Lembrete no dia
- +3
Atrasou
Aviso gentil com o link
- +7
Última chamada
E aparece em atraso na tela
Previsto
R$ 54.300
Recebido
R$ 41.120
Em aberto
R$ 9.780
Em atraso
R$ 3.400
Com Asaas, Efí ou Mercado Pago conectados, o pagamento aparece como pago sozinho. Sem gateway, a Naira dá baixa com um clique.
A Clínica prefere tudo num grupo, com o assistente dentro
Quem paga a guia, quem manda nota e quem pergunta de férias ficam no mesmo grupo, com a Bia e o número do escritório.
Guias, documentos, comunicados
Todo mundo da clínica vê o que falta e o assistente responde lá dentro.
Honorário
Só quem recebe honorários vê quanto a clínica paga ao escritório.
Bloqueio do WhatsApp
Crie poucos grupos por dia e prefira que a empresa entre pelo link de convite.
A Rita fecha com o escritório e assina pelo celular
O Mercadinho Bom Preço entra como Em implantação e segue um checklist que se preenche sozinho até virar cliente ativo.
Cadastro
CNPJ, regime e o WhatsApp da Rita.
Honorário
R$ 390,00, vencendo todo dia 15.
Enviar contrato
Gerado do modelo do escritório, já com regime, valor e vencimento.
Rita assina
No celular, com código de confirmação pelo WhatsApp.
Ativar empresa
Entra na rotina do mês e recebe o link do painel.
Uma nota 5 que vira ligação antes de virar cancelamento
Uma pergunta no WhatsApp: de 0 a 10, quanto você indicaria o escritório? O cliente responde só com o número, e o Tuiu pergunta o que pode melhorar.
Nota do escritório
62
Responderam
71 de 118
Indicariam
49
Em risco
5
Com a rotina andando sozinha, sobra tempo para crescer
O mesmo sistema ajuda a atrair e trazer empresas novas. Quem fecha entra pela Entrada de clientes, e o ciclo recomeça.
Conteúdo
A IA escreve posts, carrosséis e informativos. A Naira revisa os números e publica.
Novos clientes
Busca empresas abertas no mês no bairro e segmentos que o escritório domina.
Funil
Acompanha cada conversa até virar proposta e contrato.
Entrada
Contrato assinado, empresa ativa, rotina do mês rodando.
Quem vê o quê
Dona do escritório
Tudo: configurações, planos, equipe, modelos, régua e pagamentos.
Coordenador
A rotina toda. Vê as conversas dele, as sem responsável e as de quem coordena.
Não vê configuraçõesColaborador
Atende e trabalha a rotina. Vê as conversas dele e as sem responsável.
Não vê conversas dos colegasEmpresa cliente
WhatsApp e o link do painel: manda documentos, baixa guias, assina contrato.
Nunca vê outra empresaAssistente
Responde com dados reais, reenvia guias, encaminha e abre solicitações.
Nunca dá parecer tributárioO que o Tuiu faz e o que continua com o escritório
O Tuiu faz
- O ir e vir com as empresas: pedir, lembrar, cobrar, confirmar.
- Ler guias, comprovantes e documentos e organizar tudo.
- Atender as dúvidas repetidas, a qualquer hora.
- Mostrar o mês do escritório numa tela só.
Continua com o escritório
- Escrituração, apuração e emissão das guias no sistema contábil.
- Parecer, planejamento tributário e qualquer decisão técnica.
- Revisar o que a IA marcou para conferir: ela erra às vezes, e o Tuiu mostra onde.
- Confirmar contatos novos antes de liberar dados.
Palavras que aparecem no sistema
Os nomes, empresas e valores desta página são exemplos. As telas estão simplificadas para caber na história; os nomes de botões e menus são os mesmos do Tuiu.